Komunikacja
Każdy potrafi napisać „napisz mi maila do klienta”. I każdy dostaje w zamian generyczny tekst, który brzmi jak bot z infolinii.
Prompty poniżej działają inaczej bo każdy z nich to w zasadzie mini-instrukcja obsługi dla AI, z przypisaną rolą, zasadami myślenia, zabezpieczeniami przed typowym „AI-owym” stylem i precyzyjną strukturą odpowiedzi.
1. Mail, który brzmi jak Ty (nie jak AI)
Największy problem z mailami z AI to nie treść, tylko styl.
ChatGPT ma swoje ulubione zwroty, struktury zdań i nawyki, które natychmiast zdradzają że tekst napisała maszyna.
Ten prompt rozwiązuje to w sposób, którego większość ludzi nie zna. Zamiast prosić AI o „naturalny styl”, dajesz mu przykład SWOJEGO stylu i każesz go naśladować.
To jest technika „few-shot”: pokazujesz AI jak piszesz TY, i AI dostosowuje się do Twojego głosu. Różnica w porównaniu ze standardowym „napisz maila” jest ogromna.
Poniżej znajdziesz 2-3 przykłady maili, które ja napisałem osobiście. Przeanalizuj mój styl: długość zdań, poziom formalności, sposób zwracania się do ludzi, czy używam emoji, jak zaczynam i kończę maile, jakie mam nawyki językowe.
MOJE PRZYKŁADOWE MAILE:
[wklej 2-3 prawdziwe maile, które sam napisałeś. Im bardziej różnorodne, tym lepiej]
—
Teraz napisz nowego maila w MOIM stylu.
Kontekst: [opisz sytuację]
Do kogo: [odbiorca, kim jest, jaka relacja]
Cel: [co chcę osiągnąć tym mailem]
Ton tej konkretnej wiadomości: [czy bardziej formalny czy luźny niż zwykle i dlaczego]
Zasady:
• Naśladuj MÓJ styl z przykładów, nie swój domyślny styl
• Jeśli w moich mailach nie używam zwrotów typu „Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie dobrze”, Ty też ich nie używaj
• Jeśli moje maile są krótkie i konkretne, Twój też ma taki być
• Jeśli używam kolokwializmów, Ty też
• Zachowaj moje typowe otwarcia i zamknięcia maili
• ZANIM napiszesz maila, wypisz w 3 punktach kluczowe cechy mojego stylu, które zauważyłeś. To pomoże Ci go utrzymać
Ostatnia linijka to chain of thought. Zmuszasz AI do przeanalizowania Twojego stylu ZANIM zacznie pisać. Bez tego AI przeczyta przykłady, a i tak wróci do swojego domyślnego trybu. Z tym krokiem naprawdę trzyma się Twojego głosu. Wskazówka: zapisz sobie ten prompt z już wklejonymi przykładami i używaj go jako szablonu do każdego maila. Z czasem możesz dodać więcej przykładów i AI będzie Cię naśladować coraz lepiej.
2. Odpowiedź na trudnego maila (z analizą ukrytych intencji)
Kiedy dostajesz maila, który Cię wkurza, Twoja naturalna reakcja to odpowiedzieć od razu.
Problem w tym, że widzisz tylko to co jest na powierzchni, a ludzie często piszą jedno, mając na myśli coś zupełnie innego.
Ten prompt najpierw rozbiera przychodzącego maila na czynniki pierwsze (czego nadawca NAPRAWDĘ chce, jaki ma ukryty cel, jakie emocje stoją za jego słowami), a dopiero potem pisze odpowiedź.
MAIL, KTÓRY DOSTAŁEM:
[wklej całą treść maila]
KONTEKST (czego nadawca nie wie lub nie widzi):
[opisz swoją perspektywę, co się naprawdę wydarzyło, jakie masz fakty]
MÓJ CEL:
[czego chcę: rozwiązać problem / postawić granicę / zakończyć współpracę / utrzymać relację mimo konfliktu]
—
Wykonaj po kolei:
KROK 1 • ANALIZA MAILA (napisz to dla mnie):
• Jaki jest OFICJALNY przekaz tego maila? (co nadawca mówi wprost)
• Jaki jest UKRYTY przekaz? (czego naprawdę chce, czego się boi, co próbuje osiągnąć między wierszami)
• Jakie emocje stoją za tym mailem? (frustracja, strach, poczucie zagrożenia, próba manipulacji, uczciwa pretensja?)
• Które fragmenty są faktem, a które interpretacją lub manipulacją?
• Jakich słów i zwrotów użył celowo, żeby wywrzeć presję?
KROK 2 • STRATEGIA ODPOWIEDZI:
• Jaki ton będzie najskuteczniejszy wobec TEGO nadawcy w TEJ sytuacji?
• Na co odpowiedzieć, a co celowo zignorować?
• Gdzie się zgodzić (nawet jeśli boli), żeby wzmocnić swoją pozycję?
KROK 3 • ODPOWIEDŹ:
Napisz odpowiedź na maila, która realizuje moją strategię. Zasady:
• Odnosi się do meritum, nie do emocji nadawcy
• Nie jest reaktywna (nie broni się, nie atakuje)
• Każde zdanie ma cel strategiczny
• Tam gdzie mam rację, stawia to jasno ale bez agresji
• Tam gdzie nie mam racji, przyznaje to krótko (to buduje wiarygodność)
• Max 10 zdań. W trudnych sytuacjach krócej znaczy silniej
• Kończy się konkretnym następnym krokiem (kto, co, kiedy)
Kluczowe jest to, że widzisz analizę przed odpowiedzią.
Kiedy widzisz rozpisane ukryte intencje drugiej strony, nagle wiesz na co reagować a co zignorować.
3. Przygotowanie do negocjacji (pełna symulacja drugiej strony)
Większość ludzi przygotowuje się do negocjacji myśląc o SWOICH argumentach. To błąd. Wygrane negocjacje to takie, gdzie rozumiesz drugą stronę lepiej niż ona sama. Ten prompt robi coś, czego nie zrobisz sam. Buduje kompletny profil psychologiczny Twojego rozmówcy, a potem symuluje negocjacje z jego perspektywy. Dzięki temu wchodzisz na spotkanie wiedząc nie tylko CO powiesz, ale CO USŁYSZYSZ i jak na to zareagujesz.
SYTUACJA:
Negocjuję: [co jest przedmiotem negocjacji, np. kontrakt, cena, warunki współpracy, podwyżka]
Druga strona: [kto to jest: stanowisko, firma, charakter, styl działania, co o niej wiesz]
Historia relacji: [jak długo współpracujecie, jakie były wcześniejsze interakcje, czy były konflikty]
Moja pozycja negocjacyjna (uczciwie): [czy jestem w silniejszej czy słabszej pozycji i dlaczego]
MOJE CELE:
Idealny wynik: [najlepszy możliwy scenariusz]
Akceptowalny wynik: [z czym mogę żyć]
Punkt odejścia: [poniżej czego nie schodzę, wtedy wolę nie mieć dealu]
Moja BATNA (najlepsza alternatywa jeśli nie dogadamy się): [co zrobisz jeśli negocjacje się nie powiodą]
—
Wykonaj pełne przygotowanie:
CZĘŚĆ 1 • PROFIL DRUGIEJ STRONY:
• Jakie są ich prawdopodobne cele (idealny, akceptowalny, punkt odejścia)?
• Jaka jest ich BATNA? Co zrobią jeśli nie dogadamy się? Im gorsza ich BATNA, tym silniejsza moja pozycja.
• Jakie mają ograniczenia, o których mogą nie mówić? (budżet, deadline, presja szefa, konkurencja)
• Czego się boją w tych negocjacjach?
• Na czym im zależy NAJBARDZIEJ? To nie zawsze jest cena.
CZĘŚĆ 2 • MAPA NEGOCJACJI:
• Gdzie nasze interesy się pokrywają? Wspólny grunt to fundament porozumienia.
• Gdzie są sprzeczne? Tu będzie walka.
• Jakie zmienne mogę wprowadzić, żeby zwiększyć „tort” zamiast dzielić istniejący? (np. dłuższy kontrakt w zamian za niższą cenę, dodatkowa usługa zamiast rabatu)
CZĘŚĆ 3 • SCENARIUSZE I TAKTYKI:
Dla każdego z 5 najtrudniejszych momentów, które mogą nastąpić:
• Co druga strona powie lub zrobi
• Dlaczego to robi (ukryta intencja)
• Moja najlepsza odpowiedź (dokładne słowa)
• Czego NIE robić w tej sytuacji
CZĘŚĆ 4 • OTWARCIE I ZAMKNIĘCIE:
• Jak otworzyć negocjacje (pierwsze 3 zdania, które ustawiają ton)
• Jak zamknąć negocjacje niezależnie od wyniku, tak żeby relacja przetrwała
• Kiedy i jak zrobić przerwę jeśli rozmowa idzie w złym kierunku
Ten prompt jest długi bo negocjacje to nie jest temat na 3 zdania.
Kluczowy element to BATNA, zarówno Twoja jak i ich. Jeśli wiesz, że druga strona nie ma alternatywy (np. jesteś ich jedynym dostawcą), Twoja pozycja jest silniejsza niż myślisz. I odwrotnie: jeśli Ty nie masz alternatywy, musisz to wiedzieć PRZED spotkaniem, nie w jego trakcie.
Sekcja „czego NIE robić” jest równie ważna jak „co robić„, bo w negocjacjach najczęściej przegrywamy przez błędy, nie przez brak argumentów.
4. Reklamacja oparta na przepisach prawa (poziom kancelarii prawnej)
Standardowa reklamacja to „jestem niezadowolony, proszę o zwrot pieniędzy„.
Ten prompt generuje pismo na poziomie, jakby pisał je prawnik. Z konkretnymi artykułami ustaw, terminami ustawowymi, konsekwencjami prawnymi i strukturą, która sygnalizuje firmie: „ta osoba zna swoje prawa i pójdzie dalej jeśli ją zignorujesz„.
Testowałem to na reklamacjach w Orange i PGE. W każdym przypadku odpowiedź przyszła szybciej i była pozytywna.
DANE SPRAWY:
Co kupiłem / z jakiej usługi korzystam: [produkt/usługa, data zakupu, cena, numer zamówienia/umowy]
Od kogo: [nazwa firmy, adres, NIP jeśli masz]
Co jest nie tak: [opisz wadę/problem szczegółowo: kiedy się pojawił, jak się objawia, co dokładnie jest niezgodne z umową/opisem]
Dotychczasowy kontakt ze sprzedawcą: [czy składałeś już reklamację, co odpowiedzieli, jakie masz dowody: maile, zdjęcia, nagrania]
Czego żądam: [zwrot pieniędzy / wymiana / naprawa / obniżenie ceny / odszkodowanie]
—
Napisz profesjonalne pismo reklamacyjne. Wykonaj następujące kroki:
KROK 1 • ANALIZA PRAWNA (wpisz ją na początku pisma w komentarzu dla mnie, oznaczonym [NOTATKA DLA CIEBIE]):
• Jaka jest podstawa prawna mojego roszczenia? Podaj konkretne artykuły ustaw.
• Czy reklamuję na podstawie rękojmi czy gwarancji? Która opcja jest dla mnie korzystniejsza?
• Jakie mam terminy ustawowe?
• Czy sprzedawca może legalnie odmówić? Jeśli tak, w jakich okolicznościach?
• Co mogę zrobić jeśli reklamacja zostanie odrzucona? Opisz pełną ścieżkę eskalacji.
KROK 2 • PISMO REKLAMACYJNE:
Format oficjalnego pisma z:
• Danymi nadawcy i odbiorcy
• Datą i miejscowością
• Tematem pisma (jasnym i konkretnym)
• Treścią, która zawiera:
a) Opis stanu faktycznego (chronologicznie, bez emocji)
b) Podstawa prawna: cytuj KONKRETNE artykuły (np. Art. 556 KC, Art. 560 KC, Art. 43d ustawy o prawach konsumenta). Nie ogólnikowo „na podstawie przepisów prawa”.
c) Moje żądanie, precyzyjnie sformułowane
d) Termin realizacji (14 dni, chyba że ustawa mówi inaczej)
e) Informacja o konsekwencjach nieuwzględnienia reklamacji: skarga do Rzecznika Praw Konsumenta, zgłoszenie do UOKiK, postępowanie przed sądem polubownym, pozew w postępowaniu uproszczonym
f) Lista załączników (podpowiedz mi jakie dokumenty powinienem dołączyć)
• Podpisem
Pismo musi być stanowcze i merytoryczne. Zero emocji, zero gróźb. Same fakty i przepisy. To ma brzmieć jak pismo z kancelarii prawnej, nie jak skarga niezadowolonego klienta.
Notatka prawna na początku (Krok 1) jest tylko dla Ciebie. Nie wysyłasz jej do firmy. Ale dzięki niej wiesz, na czym stoisz, jakie masz realne szanse i co robić dalej.
Co ważne, zeryfikuj podane artykuły ustaw. ChatGPT czasem halucynuje numery artykułów. Sprawdź je w Google zanim wyślesz pismo. Same artykuły są prawdziwe w 90% przypadków, ale te 10% może Cię ośmieszyć.
5. Feedback, który zmienia zachowanie (nie tylko krytykuje)
Większość feedbacku jest bezużyteczna. Albo jest za miękka („ogólnie dobrze, ale może trochę popraw X”) i nic się nie zmienia, albo za ostra i osoba się zamyka.
Ten prompt używa frameworku SBI-I (Situation-Behavior-Impact-Intent), który jest standardem w najlepszych firmach na świecie.
Zamiast mówić „Twoja prezentacja była słaba” mówisz dokładnie CO było nie tak, JAKI to miało wpływ i CO ma wyglądać inaczej.
Ludzie nie zmieniają zachowania bo im powiesz że coś jest źle. Zmieniają je kiedy dokładnie rozumieją co mają zrobić inaczej.
OSOBA, KTÓREJ DAJĘ FEEDBACK:
Kim jest: [stanowisko, jak długo pracujecie razem, mocne strony tej osoby]
Moja relacja z nią: [jestem szefem / współpracownikiem / klientem / mentorem]
Jak reaguje na krytykę (z doświadczenia): [defensywnie / emocjonalnie / racjonalnie / zamyka się / jest otwarta]
SYTUACJA WYMAGAJĄCA FEEDBACKU:
Co się wydarzyło (konkrety): [opisz sytuację: kiedy, gdzie, co dokładnie ta osoba zrobiła lub czego nie zrobiła]
Jaki to miało wpływ: [na zespół, projekt, klientów, firmę. Bądź konkretny]
Czy to jednorazowa sytuacja czy powtarzający się wzorzec: [jeśli wzorzec, podaj wcześniejsze przykłady]
Co chcę żeby ta osoba zrobiła INACZEJ: [konkretne zachowanie, nie ogólnik]
—
Przygotuj pełny skrypt rozmowy feedbackowej:
KROK 1 • ANALIZA (dla mnie, nie do powiedzenia na głos):
• Jaki jest prawdopodobny powód tego zachowania? (może nie wie, może nie umie, może nie chce, może ma problemy o których nie wiem)
• Jak to zachowanie wygląda z JEJ perspektywy?
• Co może pójść nie tak w tej rozmowie i jak temu zapobiec?
• Jaki jest najgorszy scenariusz reakcji i jak na niego reagować?
KROK 2 • SKRYPT ROZMOWY (dokładne zdania, które mogę powiedzieć):
A) OTWARCIE (30 sek):
• Jak zacząć rozmowę żeby osoba nie weszła od razu w tryb obronny
• Ustalenie intencji: „Mówię Ci to, bo zależy mi na X” (nie „muszę Ci coś powiedzieć”)
B) SYTUACJA + ZACHOWANIE (1 min):
• Opis konkretnej sytuacji bez oceniania
• Co zaobserwowałem (fakty, nie interpretacje)
• Pytanie kontrolne: „Czy tak to widzisz? Czy coś pomijam?” (daje drugiej stronie głos)
C) WPŁYW (30 sek):
• Konkretny wpływ tego zachowania na zespół/projekt/firmę
• Połączenie z czymś, na czym TEJ OSOBIE zależy
D) OCZEKIWANIE (1 min):
• Co konkretnie chcę żeby wyglądało inaczej (mierzalne, obserwowalne zachowanie, np. „przychodź na standup z listą blokerów” zamiast „bądź bardziej zaangażowany”)
• Termin, w którym chcę zobaczyć zmianę
• Jak będę mierzyć postęp
E) WSPARCIE (30 sek):
• Co JA zrobię żeby pomóc w tej zmianie
• Jakie zasoby i narzędzia mogę udostępnić
F) ZAMKNIĘCIE:
• Potwierdzenie ustaleń
• Umówienie follow-upu (kiedy wracamy do tematu)
• Zakończenie na pozytywnej nocie, które jest SZCZERE (nie fałszywe „wierzę w Ciebie”)
To jest długi prompt, ale feedback to nie jest temat na „napisz mi co powiedzieć”.
Kluczowe są dwa elementy. Po pierwsze, pytanie „jak reaguje na krytykę„. Feedback dla osoby defensywnej wymaga kompletnie innego podejścia niż dla osoby otwartej.
Po drugie, punkt „pytanie kontrolne” w sekcji B. Większość ludzi wygłasza feedback jak monolog. Jedno pytanie „czy coś pomijam?” zmienia dynamikę z wykładu na rozmowę i drastycznie zwiększa szansę że feedback zostanie przyjęty.
6. Odpowiedź na opinię
Każdą odpowiedź przeczyta 50 do 100x więcej ludzi niż ta jedna osoba, która napisała opinię. Więc tak naprawdę nie piszesz do hejtera tylko do setek potencjalnych klientów, którzy właśnie zdecydują czy Ci zaufać.
Ten prompt zmienia perspektywę z „gaszenie pożaru” na „budowanie reputacji” i generuje odpowiedzi, które robią wrażenie na tych, którzy obserwują z boku.
MOJA FIRMA:
Branża i profil: [czym się zajmujesz]
Wartości, które chcę komunikować: [np. profesjonalizm, ludzkie podejście, jakość, transparentność]
OPINIA KLIENTA:
[wklej pełną treść opinii]
Platforma: [Google / Facebook / TripAdvisor / inna]
Ocena: [ile gwiazdek]
MÓJ KONTEKST (prawda o sytuacji):
[co się naprawdę wydarzyło. Bądź brutalnie szczery, ta część jest tylko dla Ciebie]
Czy klient ma rację: [w 100% / częściowo (w czym tak, w czym nie) / w ogóle nie]
—
Zanim napiszesz odpowiedź, przeprowadź analizę:
ANALIZA (dla mnie):
• Co czytelnik tej opinii prawdopodobnie pomyśli o mojej firmie?
• Jaki jest najgorszy wniosek, który ktoś może wyciągnąć z tej opinii?
• Co moja odpowiedź MUSI zawierać, żeby zneutralizować ten wniosek?
• Jakie elementy odpowiedzi zbudują zaufanie u osoby czytającej z boku?
ODPOWIEDŹ:
Napisz odpowiedź (max 8 zdań), która:
• Pierwszym zdaniem pokazuje, że traktuję feedback poważnie (ale bez poniżania się)
• Odnosi się do KONKRETNYCH zarzutów (nie ogólnikowo)
• Tam gdzie klient ma rację: przyznaje to WPROST i opisuje co zmieniamy (konkrety, nie obietnice)
• Tam gdzie klient nie ma racji: prostuje fakty spokojnie, z szacunkiem, podając weryfikowalne detale
• Demonstruje wartości mojej firmy POPRZEZ sposób odpowiedzi (nie poprzez mówienie o nich)
• Proponuje rozwiązanie lub kontakt bezpośredni
• Nie zawiera NIC z tej listy: „przepraszamy za niedogodności”, „Państwa satysfakcja jest dla nas priorytetem”, „dziękujemy za cenny feedback”, „każda opinia jest dla nas ważna”, „dołożymy wszelkich starań”
Na końcu dodaj [EFEKT DLA CZYTELNIKA Z BOKU]: jedno zdanie opisujące, jaki obraz mojej firmy buduje ta odpowiedź u potencjalnego klienta, który ją przeczyta.
Ostatnia linijka, „efekt dla czytelnika z boku”, to moje ulubione narzędzie kontroli jakości.
Zmusza AI do podsumowania wrażenia, jakie Twoja odpowiedź robi na potencjalnym kliencie. Jeśli to podsumowanie nie brzmi dobrze, prosisz o przepisanie.
7. Cold outreach
Ten prompt buduje wiadomość wokół trzech zasad: personalizacja na podstawie researchu (pokazujesz że wiesz coś o odbiorcy), pattern interrupt (otwierasz w sposób, którego odbiorca się nie spodziewa) i asymetria ryzyka (Twoje CTA nie wymaga od odbiorcy żadnego zobowiązania).
Każdy z tych elementów robi ogromną różnicę.
KONTEKST WIADOMOŚCI:
Kanał: [email / LinkedIn / Messenger / DM na X]
Do kogo piszę: [imię, stanowisko, firma, branża]
Co wiem o tej osobie (research): [co publikuje, jakie ma problemy, co firma ostatnio robiła. Im więcej tym lepiej, nawet 1-2 zdania wystarczą]
MOJA OFERTA:
Co oferuję: [produkt/usługa, max 2 zdania]
Jaki problem rozwiązuję: [konkretny ból, który ta osoba prawdopodobnie ma]
Dowód: [najlepszy case study, wynik, liczba. Jedno zdanie]
—
Napisz 3 wersje wiadomości, każdą z innym otwarciem:
WERSJA A • PATTERN INTERRUPT (otwierasz czymś niespodziewanym, co łamie schemat typowego cold outreach):
• Pierwsze zdanie musi być zaskakujące, ale nie clickbaitowe
• Musi nawiązywać do czegoś, co wiesz o odbiorcy
WERSJA B • INSIGHT-BASED (otwierasz obserwacją lub insightem o firmie/branży odbiorcy):
• Pokazujesz, że rozumiesz ich świat
• Łączysz tę obserwację ze swoją ofertą
WERSJA C • DIRECT ASK (otwierasz bezpośrednim pytaniem):
• Pytanie, które trafia w ich prawdopodobny problem
• Nie da się na nie odpowiedzieć „nie” jeśli mają ten problem
KAŻDA WERSJA MUSI:
• Mieścić się w max 6 zdaniach (dla email) / 4 zdaniach (LinkedIn) / 3 zdaniach (DM)
• Nie zawierać NIC o mojej firmie, historii, zespole, nagrodach
• Kończyć się CTA o niskim ryzyku („czy warto porozmawiać 10 min?” lub „mogę wysłać case study?” zamiast „umówmy się na spotkanie”)
• Brzmieć jak wiadomość od człowieka do człowieka, nie od firmy do firmy
• NIE zawierać: „pozwalam sobie”, „chciałbym przedstawić”, „oferujemy kompleksowe rozwiązania”, „lider rynku”
Na końcu napisz [KTÓRĄ WERSJĘ WYBRAĆ]: krótka rekomendacja, która wersja będzie najskuteczniejsza dla TEGO konkretnego odbiorcy i dlaczego.
Rekomendacja na końcu pomaga Ci wybrać bez zgadywania. A CTA o niskim ryzyku to absolutna podstawa. „Czy warto porozmawiać 10 minut?” jest skuteczniejsze niż „umówmy się na demo„, bo nie wymaga żadnego zobowiązania.
8. Odmowa na poziomie dyplomacji (z zachowaniem relacji i opcji na przyszłość)
Umiejętność mówienia „nie” to jedna z najważniejszych kompetencji w biznesie (w życiu zresztą też 🙂 )
Problem w tym, że większość ludzi albo odmawia zbyt miękko (i druga strona myśli, że to „może”), albo zbyt ostro (i pali mosty).
Ten prompt analizuje relację, kontekst i stawkę, a potem dobiera strategię odmowy, która jest jednoznaczna ale nie zamyka drzwi.
Dodałem tu element, którego nie widziałem w żadnym innym promptcie: analizę „co ta osoba pomyśli o mnie po tej odmowie„.
SYTUACJA:
Kto prosi: [kim jest, jaka relacja, ile jest warta ta relacja długoterminowo]
O co prosi: [czego oczekuje, szczegółowo]
Prawdziwy powód mojej odmowy: [bądź szczery: nie mam czasu / nie opłaca mi się / nie chcę / nie pasuje do moich celów / nie jestem w stanie dowieźć]
Kanał: [email / rozmowa / wiadomość]
Czy chcę zostawić furtkę: [tak, ta relacja jest strategicznie ważna / nie, jednorazowy kontakt / nie wiem]
—
KROK 1 • ANALIZA STRATEGICZNA (dla mnie):
• Co ta osoba prawdopodobnie pomyśli o mnie po odmowie? (najgorszy scenariusz)
• Jak mogę odmówić tak, żeby jej percepcja mnie była neutralna lub pozytywna?
• Czy jest coś, co mogę DAĆ zamiast tego, o co prosi? (alternatywa, polecenie kogoś innego, mniejsze zaangażowanie)
• Jaki powód odmowy powiedzieć na głos? Prawdziwy powód i powód dyplomatyczny to czasem nie to samo, i to jest OK.
KROK 2 • ODMOWA:
Napisz wiadomość/skrypt, który:
• Otwiera docenieniem (ale KONKRETNYM, nie „dziękuję za propozycję” ale docenienie czegoś specyficznego)
• Odmawia jasno w drugim lub trzecim zdaniu (nie po 5 akapitach budowania napięcia)
• Podaje krótki powód (1 zdanie, nie tłumaczenie się, nie przeprosiny, nie elaborat)
• Jeśli zostawiam furtkę: proponuje KONKRETNĄ alternatywę (nie „może kiedyś” ale „wróćmy do tego w Q3” albo „mogę polecić osobę, która to ogarnie”)
• Jeśli nie zostawiam furtki: zamyka temat z klasą
• Kończy się tak, że relacja nie jest gorsza niż przed rozmową
• Max 6 zdań
• Zero: biernej agresji, fałszywego „bardzo mi przykro”, nadmiernych przeprosin (odmowa to nie grzech)
Pole „prawdziwy powód vs powód dyplomatyczny” znacząco zmienia odpowiedz. Czasem prawdziwy powód to „nie opłaca mi się” i nie musisz tego mówić. Ale ChatGPT musi to wiedzieć, żeby dobrać odpowiedni ton i alternatywę.
Bo odmowa z powodu „nie mam czasu” wymaga innego podejścia niż odmowa z powodu „nie chcę z Tobą pracować„.
9. Przekazanie złej wiadomości
. Źle zakomunikowana potrafi zniszczyć relację z klientem czy partnerem.
Ten prompt używa frameworku kontroli szkód: najpierw analizuje co DOKŁADNIE druga strona straci (nie co Ty czujesz, ale co ICH dotknie), potem buduje komunikat, który adresuje stratę ZANIM odbiorca zdąży ją sobie wyobrazić. .
SYTUACJA:
Komu przekazuję złą wiadomość: [kto to jest, jaka relacja, jak ważna jest ta relacja]
Co się stało: [konkretnie, jaka jest zła wiadomość]
Czyja to wina (uczciwie): [moja / mojego zespołu / zewnętrznych okoliczności / częściowo drugiej strony / kombinacja]
Co mogę zaproponować jako rozwiązanie: [co realnie jestem w stanie zrobić]
Kanał: [email / telefon / spotkanie na żywo]
Jak pilne to jest: [muszę powiedzieć natychmiast / mam dzień lub dwa / mam tydzień]
—
KROK 1 • ANALIZA SZKÓD (dla mnie):
• Co konkretnie traci druga strona przez tę sytuację? (pieniądze, czas, reputację, szansę. Bądź precyzyjny)
• Jakie jest najgorsze, co odbiorca może sobie wyobrazić kiedy usłyszy złą wiadomość? Twój komunikat musi to zaadresować ZANIM to sobie wyobrazi.
• Jaki jest prawdopodobny poziom złości/rozczarowania (1 do 10)?
• Czy ta sytuacja zagraża kontynuacji relacji?
• Co mogę zrobić PONAD minimum, żeby odbudować zaufanie?
KROK 2 • STRATEGIA KOMUNIKACJI:
• Kolejność informacji: co powiedzieć najpierw, co na końcu
• Co powiedzieć a czego NIE mówić
• Jakim tonem (zależy od poziomu winy i relacji)
• Kiedy najlepiej to przekazać (pora dnia, dzień tygodnia, jeśli mam wybór)
KROK 3 • KOMUNIKAT:
Napisz wiadomość/skrypt rozmowy:
• Pierwsze zdanie: od razu do sedna. Nie buduj napięcia, nie zaczynaj od „muszę Ci coś powiedzieć”.
• Drugie zdanie: co to konkretnie oznacza dla NICH (nie dla mnie)
• Trzecie zdanie: wzięcie odpowiedzialności (jeśli to moja wina) LUB wyjaśnienie przyczyny (jeśli zewnętrzna). BEZ wymówek.
• Następne 2 do 3 zdania: plan naprawczy z KONKRETNYMI krokami, terminami i zobowiązaniami
• Dodatkowe działanie wykraczające poza minimum (np. rabat, darmowa usługa, przyspieszenie innego elementu)
• Zamknięcie: „Czy to rozwiązanie jest dla Ciebie akceptowalne?” (oddaje kontrolę odbiorcy)
Komunikat nie może zawierać: „niestety”, „przepraszamy za niedogodności”, „mam nadzieję na zrozumienie”, „dołożymy wszelkich starań”. Te zwroty sygnalizują słabość, nie profesjonalizm.
Najważniejszy element to „co ta osoba może sobie wyobrazić”. Kiedy klient słyszy „mamy opóźnienie„, wyobraża sobie najgorszy scenariusz (3 miesiące poślizgu, strata budżetu, problemy z jego szefem).
Jeśli Twoja wiadomość od razu mówi „opóźnienie wynosi 2 tygodnie, oto plan jak to nadrobić„, odbiorca oddycha z ulgą zamiast wpadać w panikę.
10. Elevator pitch, który sprzedaje
Masz 60 sekund, albo 5 zdań w wiadomości i musisz sprawić, żeby ktoś zechciał poświęcić Ci więcej czasu.
Standardowy pitch to „robię X dla Y używając Z” i jest natychmiast zapominany, bo każdy mówi to samo.
Ten prompt buduje pitch wokół storytellingu i kontrastu.
CO CHCĘ ZAPREZENTOWAĆ:
[opisz swój produkt/usługę/pomysł/projekt w 3 do 5 zdaniach, tak jak powiedziałbyś kumplowi]
KOMU TO PREZENTUJĘ:
[kto to jest, co ich motywuje, jakie mają problemy, co chcą osiągnąć]
KONTEKST PREZENTACJI:
[spotkanie 1:1 / pitch przed grupą / post w social media / wiadomość / strona www. To wpływa na format]
MÓJ NAJSILNIEJSZY DOWÓD:
[jedna liczba, wynik lub historia, która najlepiej pokazuje wartość tego co robię]
—
Stwórz pitch w 3 wersjach:
WERSJA 60 SEKUND (mówiona):
Struktura: Hook (1 zdanie, które zatrzymuje uwagę) → Problem (świat bez mojego rozwiązania, 2 zdania) → Rozwiązanie (co robię i jak to zmienia sytuację, 2 zdania) → Dowód (1 zdanie z konkretnym wynikiem) → CTA (1 zdanie, co chcę żeby ta osoba zrobiła dalej)
Styl: naturalny, mówiony, bez żargonu, z energią
WERSJA 3 ZDANIA (do wiadomości/bio):
Jedno zdanie = jeden element: Problem, który rozwiązuję | Jak to robię | Dowód, że to działa
Każde zdanie max 15 słów.
WERSJA 1 ZDANIE (do przedstawienia się):
Jedno zdanie, które sprawia, że ktoś pyta „jak to robisz?” zamiast „czym się zajmujesz?”
Dla KAŻDEJ wersji:
• Zacznij OD ODBIORCY (jego problem, świat, frustracja), nie od siebie
• Zero buzzwordów: „innowacyjny”, „kompleksowy”, „lider rynku”, „holistyczny”, „cutting-edge”
• Pitch musi sprawić, że odbiorca pomyśli „to dotyczy MNIE” a nie „to brzmi jak reklama”
• Na końcu oceń każdą wersję 1 do 10 pod kątem zapamiętywalności i napisz co ewentualnie zmienić
Jeśli nie potrafisz powiedzieć czym się zajmujesz w jednym zdaniu, to znaczy że sam do końca tego nie wiesz.
To zdanie powinno być Twoją odpowiedzią na pytanie „a czym się zajmujesz?” na każdej konferencji, imprezie, spotkaniu.
11. Mediacja w konflikcie
Ten prompt zmusza AI do bycia mediatorem, który NIE staje po Twojej stronie, nawet jeśli tego chcesz.
I właśnie to sprawia, że jest wartościowy.
STRONY KONFLIKTU:
Ja: [Twoja rola w sytuacji]
Druga strona: [kto to jest, jaka relacja]
MÓJ OPIS SYTUACJI:
[opisz co się stało, chronologicznie, z detalami]
MOJE STANOWISKO:
[co uważam, czego chcę, dlaczego uważam że mam rację]
CO (WG MNIE) UWAŻA DRUGA STRONA:
[na ile rozumiesz ich perspektywę, nawet jeśli się z nią nie zgadzasz]
STAWKA:
[co stracę jeśli konflikt się nie rozwiąże: relacja, pieniądze, współpraca, spokój]
—
Przeprowadź pełną mediację:
CZĘŚĆ 1 • PERSPEKTYWA DRUGIEJ STRONY (to jest najtrudniejsza, ale najważniejsza część):
• Jak ta sytuacja wygląda z ICH punktu widzenia? (nie z mojego)
• Jakie emocje prawdopodobnie czują i dlaczego?
• Czego się boją w tej sytuacji?
• Jakie mają potrzeby, które nie są zaspokojone?
• Co prawdopodobnie mówią o mnie swoim znajomym?
CZĘŚĆ 2 • BRUTALNA ANALIZA MOJEJ STRONY:
• W czym mam rację?
• W czym NIE mam racji? (nie oszczędzaj mnie)
• Czy jest coś, czego nie widzę bo emocje mi to zasłaniają?
• Czy moje oczekiwania są realistyczne?
• Czy nieświadomie przyczyniłem się do eskalacji?
CZĘŚĆ 3 • PRAWDZIWE ŹRÓDŁO KONFLIKTU:
Często kłócimy się o jedną rzecz, ale prawdziwy problem leży gdzie indziej. Co jest PRAWDZIWYM źródłem tego konfliktu?
CZĘŚĆ 4 • ROZWIĄZANIA:
Zaproponuj 3 ścieżki:
A) Rozwiązanie, które wymaga ustępstwa ODE MNIE (co muszę odpuścić i dlaczego to może być mądre)
B) Rozwiązanie wymagające ustępstwa OD DRUGIEJ STRONY (co mogę zaproponować i jak to uargumentować)
C) Kreatywne rozwiązanie win-win (które zaspokaja potrzeby obu stron, nawet jeśli nie daje nikomu dokładnie tego, czego chce)
CZĘŚĆ 5 • PIERWSZY KROK:
Jedno konkretne działanie, które mogę podjąć w ciągu 24 godzin, żeby ruszyć sytuację z miejsca.
Część 2, „brutalna analiza mojej strony”, to jest element, przez który ten prompt jest wyjątkowy.
Większość ludzi idzie do ChatGPT szukając potwierdzenia że mają rację no i chatboty w tej doskonale się spełniają. A to przecież nie o to chodzi.
Tutaj celowo prosisz o odwrotne. I wiem z doświadczenia, że w połowie przypadków to jest dokładnie to, czego potrzebujesz usłyszeć.
Nie zawsze jest przyjemne, ale zawsze jest użyteczne.
Część 3, „prawdziwe źródło konfliktu”, to jest złoto. Kłócisz się o pieniądze, ale prawdziwy problem to brak szacunku. Kłócisz się o deadline, ale prawdziwy problem to brak komunikacji. AI łapie te wzorce zdecydowanie lepiej niż Ty.
12. Delegowanie, które eliminuje „nie o to mi chodziło”
Przekazujesz komuś zadanie. Tydzień później dostajesz wynik i myślisz „nie o to mi chodziło”.
Problem prawie nigdy nie leży w osobie, która wykonuje zadanie. Leży w tym, jak zadanie zostało przekazane.
Ten prompt wymusza na Tobie level precyzji, który eliminuje domysły. Dzięki temu osoba, która dostaje zadanie, wie nie tylko CO ma zrobić, ale jak wygląda DOBRZE zrobione zadanie i jakich pułapek unikać.
ZADANIE:
Co ma być zrobione: [opisz zadanie własnymi słowami, nawet chaotycznie. Prompt to uporządkuje]
KTO WYKONUJE:
[stanowisko, doświadczenie, czy robił to wcześniej, jakie są mocne strony i słabości tej osoby w kontekście tego zadania]
DEADLINE: [kiedy musi być gotowe]
PRIORYTET: [jak to się ma do innych zadań tej osoby]
—
Stwórz kompletny briefing w następującej strukturze:
1. CEL ZADANIA (nie co robić, ale DLACZEGO to robimy, kontekst):
Jedno zdanie wyjaśniające po co to robimy i jak wpływa na większy cel. Osoba musi rozumieć SENS, nie tylko instrukcję, bo wtedy podejmuje lepsze decyzje w trakcie.
2. DEFINITION OF DONE (jak wygląda UKOŃCZONE zadanie):
Lista 4 do 6 konkretnych, mierzalnych kryteriów. Nie „dobrze napisany artykuł” ale „artykuł 1500 do 2000 słów, z min. 3 źródłami, przejrzany pod kątem literówek, z 3 propozycjami tytułów”. Osoba musi wiedzieć KIEDY może uznać że skończyła.
3. KROKI (instrukcja, ale z miejscem na decyzje):
Rozbij zadanie na konkretne kroki. Przy każdym kroku zaznacz:
• [WYKONAJ DOKŁADNIE TAK] jeśli chcę żeby zrobił to bez zmian
• [TWOJA DECYZJA] jeśli może podjąć własną decyzję
• [SPRAWDŹ ZE MNĄ] jeśli musi się skonsultować przed kontynuacją
4. ZASOBY I NARZĘDZIA:
Co ma użyć, gdzie znaleźć materiały, do kogo się zwrócić po pomoc.
5. CHECKPOINT:
Kiedy i jak ma mi pokazać postęp (nie na końcu, W TRAKCIE). Konkretny punkt w procesie, w którym chcę zobaczyć stan prac.
6. PRE-MORTEM (co może pójść nie tak):
3 do 4 najczęstsze błędy lub pułapki w tego typu zadaniu i jak ich uniknąć. To ratuje sytuację zanim się popsuje.
7. CZEGO NIE ROBIĆ:
Lista rzeczy, które wyglądają jak dobry pomysł ale nie są. Typowe błędy, rzeczy których nie chcę.
Briefing musi być napisany prostym językiem. Jedna osoba czyta to raz i wie co robić. Jeśli musi czytać dwa razy, jest za skomplikowany.
Trzy elementy odróżniają ten briefing od standardowego „zrób to i to”.
Pierwszy to „definition of done”, czyli lista kryteriów ukończenia. Bez tego każdy ma inną definicję „gotowe”.
Drugi to system tagów [WYKONAJ DOKŁADNIE TAK] / [TWOJA DECYZJA] / [SPRAWDŹ ZE MNĄ]. Eliminuje najczęstszy problem: osoba nie wie, ile ma swobody.
Trzeci to pre-mortem. Mówisz komuś z góry „ludzie zazwyczaj robią X, nie rób tego”. To 30 sekund, które oszczędzają godziny poprawek. Tego frameworku używam do delegowania wszystkiego, od prostych zadań po projekty wielotygodniowe.