Komunikacja
Każdy potrafi napisać „napisz mi maila do klienta”. I każdy dostaje w zamian generyczny tekst, który brzmi jak bot z infolinii.
Prompty poniżej działają inaczej bo każdy z nich to w zasadzie mini-instrukcja obsługi dla AI, z przypisaną rolą, zasadami myślenia, zabezpieczeniami przed typowym „AI-owym” stylem i precyzyjną strukturą odpowiedzi.
1. Mail, który brzmi jak Ty (nie jak AI)
Największy problem z mailami z AI to nie treść, tylko styl.
ChatGPT ma swoje ulubione zwroty, struktury zdań i nawyki, które natychmiast zdradzają że tekst napisała maszyna.
Ten prompt rozwiązuje to w sposób, którego większość ludzi nie zna. Zamiast prosić AI o „naturalny styl”, dajesz mu przykład SWOJEGO stylu i każesz go naśladować.
To jest technika „few-shot”: pokazujesz AI jak piszesz TY, i AI dostosowuje się do Twojego głosu. Różnica w porównaniu ze standardowym „napisz maila” jest ogromna.
Poniżej znajdziesz 2-3 przykłady maili, które ja napisałem osobiście. Przeanalizuj mój styl: długość zdań, poziom formalności, sposób zwracania się do ludzi, czy używam emoji, jak zaczynam i kończę maile, jakie mam nawyki językowe.
MOJE PRZYKŁADOWE MAILE:
[wklej 2-3 prawdziwe maile, które sam napisałeś. Im bardziej różnorodne, tym lepiej]
—
Teraz napisz nowego maila w MOIM stylu.
Kontekst: [opisz sytuację]
Do kogo: [odbiorca, kim jest, jaka relacja]
Cel: [co chcę osiągnąć tym mailem]
Ton tej konkretnej wiadomości: [czy bardziej formalny czy luźny niż zwykle i dlaczego]
Zasady:
• Naśladuj MÓJ styl z przykładów, nie swój domyślny styl
• Jeśli w moich mailach nie używam zwrotów typu „Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie dobrze”, Ty też ich nie używaj
• Jeśli moje maile są krótkie i konkretne, Twój też ma taki być
• Jeśli używam kolokwializmów, Ty też
• Zachowaj moje typowe otwarcia i zamknięcia maili
• ZANIM napiszesz maila, wypisz w 3 punktach kluczowe cechy mojego stylu, które zauważyłeś. To pomoże Ci go utrzymać
Ostatnia linijka to chain of thought. Zmuszasz AI do przeanalizowania Twojego stylu ZANIM zacznie pisać. Bez tego AI przeczyta przykłady, a i tak wróci do swojego domyślnego trybu. Z tym krokiem naprawdę trzyma się Twojego głosu. Wskazówka: zapisz sobie ten prompt z już wklejonymi przykładami i używaj go jako szablonu do każdego maila. Z czasem możesz dodać więcej przykładów i AI będzie Cię naśladować coraz lepiej.
2. Odpowiedź na trudnego maila (z analizą ukrytych intencji)
Kiedy dostajesz maila, który Cię wkurza, Twoja naturalna reakcja to odpowiedzieć od razu.
Problem w tym, że widzisz tylko to co jest na powierzchni, a ludzie często piszą jedno, mając na myśli coś zupełnie innego.
Ten prompt najpierw rozbiera przychodzącego maila na czynniki pierwsze (czego nadawca NAPRAWDĘ chce, jaki ma ukryty cel, jakie emocje stoją za jego słowami), a dopiero potem pisze odpowiedź.
MAIL, KTÓRY DOSTAŁEM:
[wklej całą treść maila]
KONTEKST (czego nadawca nie wie lub nie widzi):
[opisz swoją perspektywę, co się naprawdę wydarzyło, jakie masz fakty]
MÓJ CEL:
[czego chcę: rozwiązać problem / postawić granicę / zakończyć współpracę / utrzymać relację mimo konfliktu]
—
Wykonaj po kolei:
KROK 1 • ANALIZA MAILA (napisz to dla mnie):
• Jaki jest OFICJALNY przekaz tego maila? (co nadawca mówi wprost)
• Jaki jest UKRYTY przekaz? (czego naprawdę chce, czego się boi, co próbuje osiągnąć między wierszami)
• Jakie emocje stoją za tym mailem? (frustracja, strach, poczucie zagrożenia, próba manipulacji, uczciwa pretensja?)
• Które fragmenty są faktem, a które interpretacją lub manipulacją?
• Jakich słów i zwrotów użył celowo, żeby wywrzeć presję?
KROK 2 • STRATEGIA ODPOWIEDZI:
• Jaki ton będzie najskuteczniejszy wobec TEGO nadawcy w TEJ sytuacji?
• Na co odpowiedzieć, a co celowo zignorować?
• Gdzie się zgodzić (nawet jeśli boli), żeby wzmocnić swoją pozycję?
KROK 3 • ODPOWIEDŹ:
Napisz odpowiedź na maila, która realizuje moją strategię. Zasady:
• Odnosi się do meritum, nie do emocji nadawcy
• Nie jest reaktywna (nie broni się, nie atakuje)
• Każde zdanie ma cel strategiczny
• Tam gdzie mam rację, stawia to jasno ale bez agresji
• Tam gdzie nie mam racji, przyznaje to krótko (to buduje wiarygodność)
• Max 10 zdań. W trudnych sytuacjach krócej znaczy silniej
• Kończy się konkretnym następnym krokiem (kto, co, kiedy)
Kluczowe jest to, że widzisz analizę przed odpowiedzią.
Kiedy widzisz rozpisane ukryte intencje drugiej strony, nagle wiesz na co reagować a co zignorować.
3. Przygotowanie do negocjacji (pełna symulacja drugiej strony)
Większość ludzi przygotowuje się do negocjacji myśląc o SWOICH argumentach. To błąd. Wygrane negocjacje to takie, gdzie rozumiesz drugą stronę lepiej niż ona sama. Ten prompt robi coś, czego nie zrobisz sam. Buduje kompletny profil psychologiczny Twojego rozmówcy, a potem symuluje negocjacje z jego perspektywy. Dzięki temu wchodzisz na spotkanie wiedząc nie tylko CO powiesz, ale CO USŁYSZYSZ i jak na to zareagujesz.
SYTUACJA:
Negocjuję: [co jest przedmiotem negocjacji, np. kontrakt, cena, warunki współpracy, podwyżka]
Druga strona: [kto to jest: stanowisko, firma, charakter, styl działania, co o niej wiesz]
Historia relacji: [jak długo współpracujecie, jakie były wcześniejsze interakcje, czy były konflikty]
Moja pozycja negocjacyjna (uczciwie): [czy jestem w silniejszej czy słabszej pozycji i dlaczego]
MOJE CELE:
Idealny wynik: [najlepszy możliwy scenariusz]
Akceptowalny wynik: [z czym mogę żyć]
Punkt odejścia: [poniżej czego nie schodzę, wtedy wolę nie mieć dealu]
Moja BATNA (najlepsza alternatywa jeśli nie dogadamy się): [co zrobisz jeśli negocjacje się nie powiodą]
—
Wykonaj pełne przygotowanie:
CZĘŚĆ 1 • PROFIL DRUGIEJ STRONY:
• Jakie są ich prawdopodobne cele (idealny, akceptowalny, punkt odejścia)?
• Jaka jest ich BATNA? Co zrobią jeśli nie dogadamy się? Im gorsza ich BATNA, tym silniejsza moja pozycja.
• Jakie mają ograniczenia, o których mogą nie mówić? (budżet, deadline, presja szefa, konkurencja)
• Czego się boją w tych negocjacjach?
• Na czym im zależy NAJBARDZIEJ? To nie zawsze jest cena.
CZĘŚĆ 2 • MAPA NEGOCJACJI:
• Gdzie nasze interesy się pokrywają? Wspólny grunt to fundament porozumienia.
• Gdzie są sprzeczne? Tu będzie walka.
• Jakie zmienne mogę wprowadzić, żeby zwiększyć „tort” zamiast dzielić istniejący? (np. dłuższy kontrakt w zamian za niższą cenę, dodatkowa usługa zamiast rabatu)
CZĘŚĆ 3 • SCENARIUSZE I TAKTYKI:
Dla każdego z 5 najtrudniejszych momentów, które mogą nastąpić:
• Co druga strona powie lub zrobi
• Dlaczego to robi (ukryta intencja)
• Moja najlepsza odpowiedź (dokładne słowa)
• Czego NIE robić w tej sytuacji
CZĘŚĆ 4 • OTWARCIE I ZAMKNIĘCIE:
• Jak otworzyć negocjacje (pierwsze 3 zdania, które ustawiają ton)
• Jak zamknąć negocjacje niezależnie od wyniku, tak żeby relacja przetrwała
• Kiedy i jak zrobić przerwę jeśli rozmowa idzie w złym kierunku
Ten prompt jest długi bo negocjacje to nie jest temat na 3 zdania.
Kluczowy element to BATNA, zarówno Twoja jak i ich. Jeśli wiesz, że druga strona nie ma alternatywy (np. jesteś ich jedynym dostawcą), Twoja pozycja jest silniejsza niż myślisz. I odwrotnie: jeśli Ty nie masz alternatywy, musisz to wiedzieć PRZED spotkaniem, nie w jego trakcie.
Sekcja „czego NIE robić” jest równie ważna jak „co robić„, bo w negocjacjach najczęściej przegrywamy przez błędy, nie przez brak argumentów.
4. Reklamacja oparta na przepisach prawa (poziom kancelarii prawnej)
Standardowa reklamacja to „jestem niezadowolony, proszę o zwrot pieniędzy„.
Ten prompt generuje pismo na poziomie, jakby pisał je prawnik. Z konkretnymi artykułami ustaw, terminami ustawowymi, konsekwencjami prawnymi i strukturą, która sygnalizuje firmie: „ta osoba zna swoje prawa i pójdzie dalej jeśli ją zignorujesz„.
Testowałem to na reklamacjach w Orange i PGE. W każdym przypadku odpowiedź przyszła szybciej i była pozytywna.
DANE SPRAWY:
Co kupiłem / z jakiej usługi korzystam: [produkt/usługa, data zakupu, cena, numer zamówienia/umowy]
Od kogo: [nazwa firmy, adres, NIP jeśli masz]
Co jest nie tak: [opisz wadę/problem szczegółowo: kiedy się pojawił, jak się objawia, co dokładnie jest niezgodne z umową/opisem]
Dotychczasowy kontakt ze sprzedawcą: [czy składałeś już reklamację, co odpowiedzieli, jakie masz dowody: maile, zdjęcia, nagrania]
Czego żądam: [zwrot pieniędzy / wymiana / naprawa / obniżenie ceny / odszkodowanie]
—
Napisz profesjonalne pismo reklamacyjne. Wykonaj następujące kroki:
KROK 1 • ANALIZA PRAWNA (wpisz ją na początku pisma w komentarzu dla mnie, oznaczonym [NOTATKA DLA CIEBIE]):
• Jaka jest podstawa prawna mojego roszczenia? Podaj konkretne artykuły ustaw.
• Czy reklamuję na podstawie rękojmi czy gwarancji? Która opcja jest dla mnie korzystniejsza?
• Jakie mam terminy ustawowe?
• Czy sprzedawca może legalnie odmówić? Jeśli tak, w jakich okolicznościach?
• Co mogę zrobić jeśli reklamacja zostanie odrzucona? Opisz pełną ścieżkę eskalacji.
KROK 2 • PISMO REKLAMACYJNE:
Format oficjalnego pisma z:
• Danymi nadawcy i odbiorcy
• Datą i miejscowością
• Tematem pisma (jasnym i konkretnym)
• Treścią, która zawiera:
a) Opis stanu faktycznego (chronologicznie, bez emocji)
b) Podstawa prawna: cytuj KONKRETNE artykuły (np. Art. 556 KC, Art. 560 KC, Art. 43d ustawy o prawach konsumenta). Nie ogólnikowo „na podstawie przepisów prawa”.
c) Moje żądanie, precyzyjnie sformułowane
d) Termin realizacji (14 dni, chyba że ustawa mówi inaczej)
e) Informacja o konsekwencjach nieuwzględnienia reklamacji: skarga do Rzecznika Praw Konsumenta, zgłoszenie do UOKiK, postępowanie przed sądem polubownym, pozew w postępowaniu uproszczonym
f) Lista załączników (podpowiedz mi jakie dokumenty powinienem dołączyć)
• Podpisem
Pismo musi być stanowcze i merytoryczne. Zero emocji, zero gróźb. Same fakty i przepisy. To ma brzmieć jak pismo z kancelarii prawnej, nie jak skarga niezadowolonego klienta.
Notatka prawna na początku (Krok 1) jest tylko dla Ciebie. Nie wysyłasz jej do firmy. Ale dzięki niej wiesz, na czym stoisz, jakie masz realne szanse i co robić dalej.
Co ważne, zeryfikuj podane artykuły ustaw. ChatGPT czasem halucynuje numery artykułów. Sprawdź je w Google zanim wyślesz pismo. Same artykuły są prawdziwe w 90% przypadków, ale te 10% może Cię ośmieszyć.
5. Feedback, który zmienia zachowanie (nie tylko krytykuje)
Większość feedbacku jest bezużyteczna. Albo jest za miękka („ogólnie dobrze, ale może trochę popraw X”) i nic się nie zmienia, albo za ostra i osoba się zamyka.
Ten prompt używa frameworku SBI-I (Situation-Behavior-Impact-Intent), który